ప్రాజెక్ట్ మేనేజ్‌మెంట్: ప్రాజెక్ట్ దశలు, ప్రాసెస్ గ్రూపులూ, టీం స్ట్రక్చర్లు

ప్రాజెక్ట్ మేనేజ్‌మెంట్ లోతుల్లోకి దూకేముందు కాసేపు ప్రాజెక్టుల దశల గురించీ, వాటిని నిర్వహించే సంస్థల ' స్ట్రక్చర్ ' గురించీ ముచ్చటించడమే ఈ టపా ముఖ్యోద్దేశం. ముందుగా ప్రాజెక్టుల గురించి మరి కాస్త సోది. ప్రాజెక్టు అనేది ఆరంభం, ముగింపు నిర్వచింపబడ్డ తాత్కాలిక ప్రక్రియ అని, ఈ ప్రాజెక్టులని నిర్వహించడం అంత సులభమేమీ కాదనీ చెప్పుకున్నాం కదా? ఈ నిర్వహణ ఒకొక్క సంస్థ ఒకోలా చేసేవి ( ఇప్పటీకీ చేస్తున్నాయి కూడా). దీనివల్ల పాత కాలం లో ఒక వావీ వరసా లేకుండా ఎవరిష్టమొచ్చినట్టూ వారు నిర్వహించుకునేవారు. ఇళా లాభంలేదు, ఈ నిర్వహణకి కొన్ని ప్రమాణాలూ, సూత్రాలు ఉండాలి అని కొంతమంది కలిసి, ఒక సంస్థ గా ఏర్పడి, ప్రాజెక్ట్ మేనేజ్‌మెంట్ ప్రక్రియని కాస్తంత క్రమబధ్ధీకరించారు. ఆ సంస్థ పేరే ప్రాజెక్ట్ మేనేజ్మెంట్ ఇన్స్టిట్యూట్ లేదా పీ.ఎం.ఐ. ( http://www.pmi.org )

ప్రాజెక్ట్ నిర్వహణకు సంబంధించిన సూత్రాలని ప్రజలకి చేరవెయ్యడానికి వీరెంచుకున్న మార్గం - ఒక పుస్తక రూపం - ఆ పుస్తకమే (ఎ గయిడ్ టు ద) ప్రాజెక్ట్ మేనేజ్మెంట్ బుక్ ఆఫ్ నాలెడ్జ్ లేదా పింబాక్. ఈ టపాలోనూ, మిగతా టపాలలోను ప్రస్తావించే విషయాలు చాలా మటుకు పింబాక్ లోనుండి గ్రహించినవే (ఏజైల్,స్క్రం విషయాలు తప్ప) ఈ ప్రాజెక్ట్ మేనేజ్మెంట్ ఇన్స్టిట్యూట్ అనుభవజ్ఞులైన ప్రాజెక్టు మేనేజర్లకి ఈ సూత్రాలలో పరీక్షలు కూడా నిర్వహిస్తుంది. పరీక్షలో ఉత్తీర్ణులయిన వారు పీ.యం.పీ లుగా పిలవబడతారు. (ఈ సంస్థే ప్రోగ్రేం మేనేజ్మెంట్ లో పీజీయంపీ పరీక్ష కూడ నిర్వహిస్తుంది - దాని గురించి వేరే చర్చిద్దాం)

సరే, ఇక ప్రాజెక్టు దశల గురించి: ఏ ప్రాజెక్టయినా దశల వారీగానే సాగుతుంది అని వేరే చెప్పక్కరలేదు - బావిలోనుండి బకెట్టులోకి నీళ్ళు తోడడం అయినా, లేక అంగారకుడిమీదకి మనిషిని పంపడమయినా! ఈ దశలు "ఆరంభం", "మధ్య" "ముగింపు" లు గా విభజింపబడి ఉంటాయి. వీటిట్లోకి ఒదిగే ప్రాసెస్ సముహాలు అయిదు (గుర్తుంచుకోవాల్సిన ఒక విషయం: ఈ ప్రాసెస్ గ్రూపులు ప్రాజెక్ట్ దశలూ ఒకటి కాదు. ప్రతీ దశలోను ఇవి ఇమడతాయి - చాలా మంది ఇక్కడ పప్పులో కాలేస్తారు)

* ప్రారంభం (ఇనీసియేషన్)

* ప్రణాళిక (ప్లేనింగ్)

* అమలు (ఎక్సిక్యూటింగ్)

* గమనిక, స్వాధీనత (మానీటరింగ్ & కంట్రోల్)

* ముగింపు (క్లోసింగ్)

ఇనీసియేటింగ్ ప్రాసెస్ సమూహం ప్రాజెక్టుకు, ప్రాజెక్టు దశలకు అధికారికమైన బధ్ధత కల్పిస్తుంది. ప్లేనింగ్ గ్రూపు, ప్రాజెక్టుకు అవసరమైన ప్రణాలికలను సిధ్ధం చేస్తుంది. ఎక్సిక్యూటింగ్ గ్రూపు మనుషులని, యంత్రాలని, ఇతర వనరులని సమన్వయపరచి ప్రణాళికలు అమలు పరుస్తుంది. ఇక మానీటరింగ్ & కంట్రోల్ గ్రూపు, ప్రాజెక్టును నిరంతరంగా వీక్షిస్తూ, ప్రతీ క్షణం స్వాధీనంలో ఉండేలా చేస్తే, క్లోసింగ్ గ్రూపు ప్రాజెక్టును ముగించడానికి దోహదం చేస్తుంది. వీటి వివరాలు వచ్చే టపాలో చూద్దాం.

ప్రాజెక్టుకు సంబంధించిన ప్రక్రియలే ఇంత సంక్లిష్టంగా ఉంటే మరి వీటిని నిర్వహించే టీములు ఎలా ఉండాలి? పింబాక్ నిర్వచనం ప్రకారం ఏ టీమయినా దిగువన ఇవ్వబడిన ఆరు రకాలలో ఒక రకానికి చెంది ఉంటుంది.

1. ఫంక్షనల్

2. ప్రాజెక్టైస్డ్

3. వీక్ మేట్రిక్స్

4. బేలన్స్డ్ మేట్రిక్స్

5. స్ట్రాంగ్ మేట్రిక్స్

6. కాంపోసిట్

ఫంక్షనల్ రకంలో (సీయీఓ) తరవాత ఫంక్షనల్ మేనేజరే పెద్ద. ఒకొక్క మేనేజర్ కిందా స్టేఫ్ ఉంటుంది - అంటే మన ప్రభుత్వ శాఖలలా, కాలేజీలలో డీపార్ట్మెంటుల్లా అన్నమాట. ప్రతీ శాఖకీ ఒక అధికారి (ఫంకషనల్ మేనేజర్), ఆ అధికారి క్రింద మిగతావారూ ఉంటారు.

ఈ ఫంక్షనల్ రకానికి వ్యతిరేకం ప్రాజెక్టైస్డ్ క్రమం. దీనిలో స్టేఫ్ కి ప్రత్యేకమైన విభాగం ఉండదు. సంస్థ మొత్తం వివిధ ప్రాజెక్టులుగా విడిపోయి ఉంటుంది. ప్రతీ ప్రాజెక్టుకి ఒక అధినేత/నేత్రి (ప్రాజెక్ట్ మేనేజర్) ఉంటారు. ఆ ప్రాజెక్టులో అన్ని రంగాలకీ చెందిన వారు ఉంటారు. అంటే మన ప్రభుత్వ కేబినెట్ మంత్రివర్గం లానో, లేక ఏదో విచారణ కమీటిలానో (వివిధ శాఖలకి చెందిన మంత్రులు ఒకే గ్రూపులో ఉండడం), లేక కాలేజీ కల్చరల్ ఫెస్టివల్ కమిటీలానో (వివిధ శాఖలకి చెందిన అధ్యాపకులు ఒకే గ్రూపులో ఉండడం) అన్నమాట. అన్నట్టు నేర విచారణ, కల్చరల్ ఫెస్టివలు తాత్కాలికమైనవే - అంటే ప్రాజెక్టులే కదా!

చాలా వ్యవస్థలు అటు ఫంక్షనల్ ఇటు ప్రాజెక్టైస్డ్ కాని వ్యవస్థలే. మరి ఇవి ఎలా ఉంటాయి? వీటినే మేట్రిక్స్ వ్యవస్థలంటారు. ఒక ఫంక్షనల్ వ్యవస్థలో పలువురు మేనేజర్ల కింద ఉన్న స్టేఫ్ కలిసి ఒక ప్రాజెక్ట్ చేస్తున్నరనుకోంది - దానిని వీక్ మేట్రిక్స్ వ్యవస్థ అంటాం. అంటే ఇందులో ప్రత్యేకంగా ప్రాజెక్ట్ మేనేజర్ ఉండరన్నమాట.

ఆ స్తేఫ్ లోనే ఒకరిని ప్రాజెక్టు మేనేజర్ గా గుర్తిస్తే ఆ వ్యవస్థని బేలెన్స్డ్ మేట్రిక్స్ వ్యవస్థ అంటాం.

అలా కాకుండా, ఫంక్షనల్ మేనేజర్లతో సంబంధంలేకుండా కెవలం ప్రాజెక్టు మేనేజర్లతో ఒక గుంపు ఉండి, ఆ గుంపులోంచి ఒక ప్రాజెక్టు మేనేజరిని, మిగతా ఫంక్షనల్ గుంపులోంచి ప్రాజెక్ట్ వర్కర్లనీ తీసుకునీ ఏర్పడె వ్యవస్థని స్ట్రాంగ్ మేట్రిక్స్ వ్యవస్థ అంటాం.

ఆ వ్యవస్థలొనే కొంతభాగం వీక్ మేట్రిక్స్ గా, మరి కొంత భాగం స్ట్రాంగ్ మేట్రిక్స్ గా ఉంటే దానిని కాంపోసిట్ వ్యవస్థ అంటాం.

అయితే ఈమధ్యకాలంలో ఆజైల్, స్క్రం లాంటి కొత్త పధ్ధతుల, ఫ్రేంవర్కుల అభివృధ్ధితో ప్రాజెక్టు టీములలో చాలా మార్పులు చోటూ చేస్తుకున్నాయ్ - ముఖ్యంగా టీం వ్యవస్థలో. వాటిగురించి పింబాక్ లో ఏ విధమైన ప్రస్త్రావనా ఉండదు. సధారణంగా స్క్రం టీములలో ప్రాజెక్ట్ మేనేజర్లకి బదులు ప్రాడక్ట్ ఓనర్లు, స్క్రం మాస్టర్లు ఉంటారు. "టిం సాధికారత" అనే ధ్యేయంతో తయారయ్యే ఈ వ్యవస్థలో మేనేజర్లకన్నా టీముదే పైచేయిగా ఉంటుంది. ఇక్కడ మేనేజర్ లేక స్క్రం మాస్టర్ చేసే పని, టీముకి సహాయ సహకారాల్నందించడమే. దీనీనే సర్వెంట్ లీడర్షిప్ అని కూడా అంటారు. (దీని గురించి వేరే టపాలోనో, లేక నా స్క్రం బ్లాగులోనో వివరంగా వ్రాస్తా. ప్రస్తుతం నాకు తిండి పెడుతోంది ఇదే)

ఇవండీ, ఈ టపా కబుర్లు. వచ్చే టపాలో మళ్ళీ కలుద్దాం. కెలవ్... సారీ సారీ సెలవ్ .. ఏమిటో ప్రమాదవనం భాష అలవాటయిపోయింది :))