ప్రాజెక్ట్ మేనేజ్‌మెంట్ – 3 : ప్రాసెస్, ప్రాసెస్ గ్రూపులు

ఈ టపాలో సోది ప్రాజెక్ట్ మేనేజ్‌మెంట్ ప్రాసెస్, ఇంకా ప్రాసెస్ గ్రూపుల గురించి ముందు టపాలో అయిదు ప్రాసెస్ గ్రూపుల గురించి చర్చించాం కదా? ఇప్పుడు వాటి వివరాల్లోకి దూకేద్దాం.

మీ బావిలోంచి పేద్ద తొట్టె లోకి నీళ్ళు తోడాలని ఒక ప్రాజెక్ట్ వచ్చిందనుకోండి - ఏం చేస్తారు?

1. ముందుగా ప్రారంభిస్తారు - అంటే "అంతా ఒకే, పని మొదలెడదాం" అని డిసైడయిపోతారన్నమాట -

వీటిట్లో దశలేముంటాయి, ఎన్నుంటాయి అని కూడ చూసుకుంటారు - ఇది ఇనీసిఏషన్

2. తరవాత చేసేది - అసలేపని చెయ్యాలి, ఎలా చెయ్యాలి, ఈ నీళ్ళుతోడే పని వెనక ముఖ్యోద్దేశమేమిటి? ఇలాంటివన్నీ అలోచించి ఒక ప్రణాళిక సిధ్ధం చేసుకుంటారు - అది ప్లేనింగ్

3. "అలోచించీ చించీ చించీ చించింది చాలు గానీ పనిమొదలెట్టవో" అని పక్కవాడు అరిచినవెంటనే హడావిడిగా, మనుషుల్ని, కావలసిన వస్తువుల్ని ఒక చోట చేర్చి పని మొదల్య్యేలా చేస్తారు. (మొదలయిన పనిని కొనసాగేలా చేస్తారు కూడా) - ఇది ఎక్సిక్యూషన్

4. ఇప్పుడుంది అసలు కధ - జరుగుతున్న పనిని నిశితంగా గమనిస్తూ, ఎవడైన పని చెయ్యకుండా నిద్రపోతున, కబుర్లు చెప్తున్నా, ఒక వేళ అనుకున్నట్టు కాకుండ వేరేలా పని జరుగుతున్నా, నిమిషానికో బకెట్టు తోడాల్సింది, గంటకోబకెట్టు తోడుతున్నా, చేదకి కన్నం పడి నీళ్ళు కారుతున్నా .. వెంటనే కల్గించుకుని పని సజావుగా జరిగేలా చూస్తారు కదా? అదే మానీటరింగ్ & కంట్రోలింగ్ అన్నమాట

5. పనంతా జరిగిపోయాక "పనైపోయింది నాయనలారా! ఇక దయ చేయుడి. ద్వారము తెరచియేయున్నది. బయటకి నడవని వాడిని వెళ్ళగొట్టమని చెప్పబడియున్నది" అని వాళ్ళకి వీడ్కోలు చెబుతూ పని జరిగిపోయింది అని ప్రకటీస్తారుగా? (అంతా అయిపోయాక వచ్చి "నేను నిద్రపోయా" అంటూ డబ్బులో, ప్రెసిడెంట్ పదవో కొట్టుకుపోయే శరత్ లాంటివాళ్ళనైనా అపాలి కదా?) - అది క్లోసింగ్ అన్నమాట.

ఇది కూలంకషంగా అర్ధమయితే రేపే పీ.యం.పీ పరీక్షకి కూర్చోండి. జోక్ చెయ్యట్లేదు, నిజంగానే.

ఇక ఈ ప్రాసెస్ గ్రూపుల గురించి మరికాస్త సోది: (ప్రస్తుతానికి క్లుప్తంగానే, వచ్చేపోస్టు నుండీ వీటి వివరాల్లోకి)

ముందుగా ఇనీసియేటింగ్ గ్రూపు: ముందుగా అనుకున్నట్టు దీనిలో జరిగేది దశలని నిర్ణయించడం, దశలకు అధికార ముద్ర తేవడం, ప్రాజెక్టుకు గానీ, ప్రాజెక్టు దశకు గానీ రిబ్బను కట్ చెయ్యడం.

ఇందులో ముఖ్యంగా రెండు ప్రక్రియలుంటాయి - ప్రాజెక్‌ట్ చార్టర్ (ప్రాజెక్టు అధికారిక పత్రం) ని సృష్టించడం, ప్రాజెక్ట్ ఉద్దేశ్యాలని క్లుప్తంగా తెలియపరచడం ( ప్రిలిమినరీ స్కోప్ స్టెట్‌మెంట్ ని సృష్టించడం)

ప్రాజెక్ట్ చార్టర్ లో ముఖ్యంగా ఉండే అంశాలు:

* ప్రాజెక్టు పేరు, ప్రాయోజకుల పేర్లు, లీడర్ పేరు, వివరాలు

* ప్రాజెక్టు వివరణ, ముఖ్యోద్దేశాలు, పరిమితులు

* ప్రారంభించే, ముగించే తేదీలు

* టీం వివరాలు

* ప్రాజెక్టు నుండి వెలువడే డెలివెరబుల్స్ వివరాలు

* ఇతర వివరాలు

దీనిని సృష్టించే కంపేనీని బట్టీ దీన్లో అంశాలు కొద్దిగా మారతాయి

ఇక రెండోది ప్రిలిమినరీ స్కోప్ స్టెట్మెంట్ - దీనిలో ప్రాజెక్టు సఫలీకృతమై ముగింపు దశకు రావాలంటే చేపట్టవలసిన కార్యాల గురించి క్లుప్తంగా ఉంటుంది.

మన రెండవ ప్రాసెస్ గ్రూపు ప్లేనింగ్. వివిధ ప్రాజెక్టు దశలలో, ప్రక్రియలలో ప్రణాళికలని సృష్టించేది.

దీన్లో అంతర్భాగమైన ప్రక్రియలు:

- ప్రాజెక్ట్ ప్రణాళిక తయారు చెయ్యడం

- స్కోపును ప్లేన్ చెయ్యడం ( స్కోప్ మేనేజ్మెంట్ ప్లేన్ ని తయారుచెయ్యడం)

- ప్రాజెక్ట్ స్కోపుని వివరించడం. ఈ ప్రక్రియ నుండి వెల్వడెవి - స్కోప్ స్టేట్మెంట్, మార్పుల, సవరణ అభ్యర్ధనల వివరాలు, స్కోప్ మేనేజ్మెంట్ ప్లేణ్ సవరణలు

- వర్క్ బ్రేక్ డౌన్ క్రమము: పని విభజన లేదా ఒక పెద్ద పనిని చిన్న చిన్న పనులుగా విభజించే పధ్ధతి. దీనినుండి వెలువడేవి స్కోప్ స్టెట్‌మెంట్ సవరణలు, వర్క్ బ్రేక్‌డౌన్ స్ట్రక్చర్, నిఘంటువు, ప్రాజెక్ట్ బేస్లైన్ (ప్రాతిపదిక) , సవరణ అభ్యర్ధనల వివరాలు, స్కోప్ మేనేజ్మెంట్ ప్లేన్ సవరణలు.

- ప్రక్రియల నిర్వచనం. ప్రక్రియల పట్టిక, వివరాలు, మధ్యంతర లక్ష్యాల వివరాలు, సవరణ అబ్యర్ధనల వివరాలు వెలువడతాయి

- ప్రక్రియల క్రమబధ్ధీకరణ (ఏక్టివిటీ సీక్వెన్సింగ్ - తెలుగీకరణ ఎక్కువైందా? ఎడ్జస్టయిపోండి). వెలువడేవి: ప్రాజెక్ట్ స్కెజూలు, ప్రక్రియల పట్టిక, వివరాలు, సవరణ అభ్యర్ధనల వివరాలు

- ప్రక్రియల వనరుల అంచనా ( ఏక్టీవిటీ రిసోర్స్ ఎస్టిమేషం) - వెలువడేవి ఏక్టీవిటీ అవసరాలు, ఏక్టీవిటీ ఏట్రిబ్యూట్లు, రీసోర్స్ బ్రేక్డౌన్ స్ట్రక్చర్, రీసొర్స్ కేలండర్, సవరణా అభ్యర్ధనలు

- పరిక్రియాసమయపుటంచనా (ఏక్టివిటీ డ్యూరేషన్ ఎస్టిమేటింగ్) - వెలివడేవి ఏఖ్టీవిటీ డ్యూరేషన్ ఎస్టీమేట్లు, ఏక్టీవిటీ ఏట్రిబ్యూట్లు

- స్కెజూల్ సృష్టి దీనినుండీ, ప్రాజెక్ట్ స్కెజూలు, మాడల్ డేట, ప్రామాణికాలు, వనరుల రికైర్‌మెంట్లూ, మరియు ఏక్టివిటీ ఏట్రిబ్యూట్లకి, ప్రొజెక్ట్ ఖెలండర్ కుం, ప్రాజెక్ట్ మేనేజ్మేంట్ ప్రణాలిక కు సవరణాలు, చివరగా, సవరణ అబ్యర్ధనలు

- ఖర్చు అంచనా ( కాస్ట్ ఎస్టిమేటింగ్) - ఖర్చు అంచనాలు, అవసరమైన సమాచారం, ఖర్చు ప్రణాలికా సవరణలు, సవరణ అభ్యర్ధనలు)

- ఖర్చు బడ్జెటింగ్ (కాస్ట్ బడ్జెటింగ్) - ఖర్చు ప్రామాణికాలు, ఫండింగ్ అవసరాలు, ఖర్చు ప్రణాలికకు సవరణలు, సవరణ అబ్యర్ధనలు

- నాణ్యతా ప్రణాలిక (క్వాలిటీ ప్లేనింగ్) - క్వాలీటీ మేనేజ్మెంట్ ప్లేన్, మెట్రిక్కులు, ప్రణాళికలు, చెక్ లిస్టులు, ప్రమాణికాలు, ప్రాజెక్ట్ మేనేఝ్మెంట్ ప్లేన్ సవరణలు

- మానవ వనరుల ప్రణాలిక (హ్యూమన్ రీసోర్స్ ప్లేనింగ్) - ఉద్యోగుల బాధ్యతలు, వ్యవస్థ నిర్వచనం, సంబంధిత ప్రణాళికలు

- కమ్యూనికేషన్ల ప్రణాలిక ( కమ్యూనికేషన్ ప్లేనింగ్) - కమ్యూనికేషన్ మేనేజ్మెంట్ ప్లేన్

- రిస్క్ మేనేజ్మెంట్ ప్లేనింగ్ - రిస్క్ ప్రణాలిక - రిస్క్ గుర్తింపు (రిస్క్ ఐడెంటిఫికేషన్) - రిస్క్ పట్టిక

- నాణ్యతాపరమైన రిస్క్ పరిశీలన ( క్వాలిటేటివ్ రిస్క్ ఏనాలసిస్) - రిస్క్ పట్టిక సవరణలు

- సంఖ్యాపరమైన రిస్క్ పరిశీలన ( క్వాంటిటేటివ్ రిస్క్ ఏనాలసిస్) - రిస్క్ పట్టిక సవరణలు

- రిస్క్ రెస్పాన్స్ ప్లేనింగ్ - రిస్క్ పట్టిక, ప్రాజెక్ట్ ప్లేణ్ సవరణలు, రిస్క్ సంబంధిత ఒప్పందాలు - కొనుగోలు ప్రణాళిక (పర్చేస్ అంద్ ఏక్విసిషన్ ప్లేన్)

- కొనుగోలు ప్రణాలికలు, ఒప్పందాలు, నిర్ణయాలు, సవరణలు

- ప్లేన్ కాంట్రాక్టింగ్ - కొనుగోలు డాక్యుమెంట్లు, ఈవేల్యుఏషన్ ప్రతిపాదికలు , స్టేట్మెంట్ ఆఫ్ వర్క్

ఇవండీ ప్లేనింగ్ గ్రూపులో ఉన్న ప్రక్రియలు - బుర్ర వాచిపోయిందా? కాస్త బ్రేక్ తీసుకుని రండి, నేనిక్కడే ఉంటా :))

ఇక తరవాతది ఎక్సిక్యూషన్ గ్రూపు - ఇందులో ఏం ఉన్నాయో చూద్దాం

- ప్రాజెక్టు దిశానిర్దేశం ( ప్రాజెక్ట్ ఎక్సిక్యూషన్ డీరెక్షన్, మెనేజ్మెంట్) - దీనినుండి వెలువడేవి - సవరణ అబ్యర్ధనలు, ప్రివెంటివ్, కరెక్టివ్ చర్యలు, అమలు పరచిన సవర్ఫణలు, అమలు పరచిన సవర్ణలు మొదలగునవి)

- క్వాలిటీ ఎస్సూరెన్స్ - సవరణ అబ్యర్ధనలు, ప్రివెంటివ్ కరెక్టివ్ చర్యలు, సమ్ష్థాగత ప్రక్రియలు, ప్రాజెక్ట్ ప్లేణ్ సవరణలు మొదలగునవి)

- ప్రాజెక్ట్ టీం వనరుల సమకూర్పు (ప్రాజెక్ట్ టీం ఎక్విసిషన్)- వనరుల లభ్యత, వినియోగానికి సంబంధించిన సమాచారమంతా ప్రాజెక్ట్ టీము నిర్మాణం (ప్రాజెక్ట్ టీం డివలప్మెంట్) - టీము పని తీరు

- సమాచార పంపిణీ ( ఇన్‌ఫర్మేషన్ డీస్ట్రిబ్యూషన్) - సంస్థాగత ప్రక్రియలు, సవరణ అభ్యర్ధనలు

- అమ్మకం దారుల జవాబు అబ్యర్ధన (రిక్వెస్ట్ సెల్లర్ రెస్పాన్స్) - అమ్మకం దారుల పట్టీ, సమాచారం, జాబులూ, జవాబులు

- అమ్మకం దారుల ఎంపిక (సెలక్ట్ సెల్లర్స్) - కాంట్రాక్టు సమాచారం, అమ్మకందారుల సమాచారం, ప్రణాళికా సవరణలు, సవరణ అబ్యర్ధనలు

ఇక మానీటరింగ్ & కంట్రోలింగ్ ప్రాసెస్ గ్రూపు

- ప్రాజెక్ట్ నియంత్రణ (ప్రాజెక్ట్ మానీటరింగ్ & కంట్రోల్) - కరెక్టివ్, ప్రివెంటివ్ చర్యలు, ఫోర్కాస్టులు, సవరణ అబ్యర్ధనలు మొదలగునవి

- మార్పు నియంత్రణ ఇంటిగ్రేటెడ్ చేంజ్ కంట్రోల్) - సవరణలు, సవరణ పట్టి, స్కోప్ సమాచారం, దోషాల పట్టీ, దోష నిర్మూలన పట్టీ మొదలగునవి

- స్కోప్ వెరిఫికేషన్ - సవరణ, కరెక్టివ్ చర్య ప్రతిపాదనలు, డెలివెరబుల్

- స్కోప్ నియంత్రణ (స్కోప్ కంట్రోల్) - స్కోప్ సమాచారం, ప్రామాణికాలు, సవరణలు మొదలగునవి

- స్కెజూల్ నియంత్రణ - స్కెజూల్ డేటా, ప్రమాణికాలు, తదితర సంబంధిత సమాచారం ప్రణాళిక

- ఖర్చు నియంత్రణ ( కాస్ట్ కంట్రోల్) - ఖర్చు అంచనాలు, ప్రమాణికలు, తదితర సంబంధిత సమాచారం

- నాణ్యత నియంత్రణ ( క్వాలిటీ కంట్రోల్) - నాణ్యత గణకాలు, దోషాలు, ప్రివెంటివ్, కరెక్టివ్ చర్యలు మొదలగునవి

- టీం నిర్వహణ ( ప్రాజెక్ట్ టీం మేనేజ్మెంట్) - సవరణ అబ్యర్ధనలు, ప్రాజెక్ట్ ప్లేన్ సమాచారం, చర్యలు మొదలగునవి

- పనితనపు నిర్వహణ ( పెర్ఫోర్మెన్స్ రిపోర్టింగ్) - రిపోర్టులు, ఫొర్కేస్టులు, చర్యలు మొదలగునవి

- స్టేక్ హోల్డర్ మేనెజ్మెంట్ - ప్రణాలిక సవరణలు, చర్యలు, వివాదాలు, పరిష్కారాలు మొదలగునవి

- రిస్క్ నియంత్రణ ( రిస్క్ మానిటరింగ్ & కంట్రోల్) - రిస్క్ సంబంధిత సవరణలు, చర్యలు

- కాంట్రేక్ట్ నిర్వహణ ( కాంట్రేక్ట్ ఎడ్మినిస్ట్రేషన్)- కాంట్రేక్ట్ సమాచారం

ఇక చివరగా క్లోసింగ్ గ్రూపు

- ప్రాజెక్ట్ ముగింపు ( క్లోస్ ప్రాజెక్ట్) - ముగింపు ప్రక్రియ, ప్రాజెక్ట్ ఫలితం

- కాంట్రాక్ట్ ముగింపు ( క్లోస్ కాంట్రక్ట్) - వెలువడేవి ముగిసిన ఒప్పందం, సంస్థాగత ప్రక్రియలు

ఈ ప్రాసెస్ గ్రూపులన్నీ ముందు టపాలలో చెప్పుకున్న ప్రాజెక్ట్ మేనేజ్మేంట్ ముఖ్య నాలెడ్జ్ విభాగాలకు అనుసంధానం చెయ్యబడి ఉంటాయి.

ఆ విభాగాల పేర్లు మళ్ళీ చూద్దామా?

* ప్రాజెక్ట్ ఇంటిగ్రేషన్ మేనేజ్‌మెంట్

* స్కోప్ మేనేజ్‌మెంట్

* టైం మేనేజ్‌మెంట్

* కాస్ట్ మేనేజ్‌మెంట్

* క్వాలిటీ మేనేజ్‌మెంట్

* హ్యూమన్ రీసొఋస్ మేనేజ్‌మెంట్

* కమ్యూనికేషన్ మేనేజ్‌మెంట్

* రిస్క్ మేనేజ్‌మెంట్

* ప్రొక్యూర్మెంట్ మేనేజ్‌మెంట్

రాబొయే దాదాపు డజను టపాల్లో మనం తెలుసుకోబోయేది పైన చెప్పిన తొమ్మిదింటిగురించే! ఆ ప్రాసెస్ గ్రూపులకు, ఈ ముఖ్య విభాగాలకు గల సంబంధం ఈ క్రింది పట్టికలో చూడండి - వివరాలు రాబోయే టపాలలో