సాఫ్ట్ వేర్ కమ్యూనిష్టులు?

ఇక్కడ చాలామందికి నేను చేసే పని ఏమిటో తెలియదు (సాఫ్ట్ వేర్ వాళ్లకి కూడా) .. I am an Agile/Scrum coach who basically works on organizational transformation అంటే ఇప్పుడున్న Project Management model నుండీ సాఫ్ట్ వేర్ టీములని Agile Model కి మార్చటమన్నమాట. Scrum is one of the hottest areas of the software market now.

ఇప్పుడు చాలా చోట్ల ఉన్న పరిస్థితిని చూస్తే ఈ క్రిందవి నిజమేనని మీరే ఒప్పుకుంటారు. 

1. ఒక కంపెనీకి Project వస్తుంది
2. పై అధికారి మేనేజర్లకి ఆ పని అప్పచెప్తాడు
3. మేనేజర్లు ఆ ఆ పనిని టీం చేత చేయిస్తారు .. అంటే ...

a. మేనేజర్ టీముకి టేస్కులిస్తాడు (ఇస్తుంది) - ఎంత సమయంలో చెయ్యాలో చెప్తాడు
b. టీం మేనేజర్ ఆజ్ఞ శిరసావహిస్తుంది. పని కానిస్తుంది. Progress ని రిపోర్ట్ చేస్తుంది ...

అంటే యజమాని దేవుడన్నమాట! The boss is the supreme. ప్రాజెక్ట్ Hit అయితే పొగడ్తలన్నీ మేనేజర్లకి .. అలాగే ఫెయిలయితే తిట్లన్నీ మేనేజర్లకే.

మొదట పోయే ఉద్యోగం మేనేజరుదే పాపం.

మరి Agile Teams లోనో? దీనికి వ్యతిరేకం. టీం అందరికన్నా పైన ఉంటుంది. మేనేజర్ ( అదే Scrum Master or Product Owner) అనే వ్యక్రి టీం కి సహాయకుడు మాత్రమే. టేస్కులకి టైమెంత పడుతుంది, ఏదెప్పుడు కంప్లీట్ అవుతుంది అనేది నిర్ణయించేదీ టీమే. అలాగే Plan & Estime చేసేది టీం మాత్రమే. మేనేజర్ కేవలం సహాయకుడు & సేవకుడు. This is called Servant Leadership - అంటే టీముకేమన్నా ఇబ్బంది ఎదురయితే దానిని తొలగించే బాధ్యత మేనేజర్ ది. అలాగే మేనేజర్ కూడా టీములో ఒకడిగానే ఉంటాడు తప్ప టీం మీద అజమాయిషీ చలాయించడు. తమ కొచ్చిన ఇబ్బందులన్నీ మేనేజర్ దూరం చెయ్యటం వలన టీముకి మేనెజర్ మీద అపరిమితమైన గౌరవం ఏర్పడుతుంది.

 ఈ మేనేజర్లందరికీ సేవకుడిగా General manager, ఆ మేనేజర్లకి సేవకుడిగా CEO గట్రా.... అంటే హోదా పెరిగిన కొద్దీ అధికారం తగ్గి బాధ్యతలు పెరుగుతాయన్నమాట.

 ప్రాజెక్ట్ సక్సెస్ అయితే టీం మొత్తానికి ఒకే Percentage బోనస్ ఇస్తారు. ఫెయిలయితే మొట్టం టీంకే చెడ్డపేరు. దీనివల్ల "మన పని మనం చేస్తే పోలా, మన బోనస్ మనకొస్తుంది" అనే భావన పోయి .. "ఓర్నాయనోయ్ .. నా పక్కవాడు ఫెయిలయ్యినా అది నా ఫెయిల్యూరే" అన్న భావన ఏర్పడి తీం మెంబర్లు మొత్త టీం కోసం, తద్వారా కంపెనీ కోసం పని చేస్తారు. దీనివల్ల కంపెనీకీ లాభం, టీం మెంబర్లకూ లాభమే.

టీం మెంబర్ల మధ్యలో ఈ సందర్భంగా ఉండాల్సినవి 5 విలువలు ...

1. Focus - ఏకాగ్రత
2. Openness - నిర్మొహమాటం, నిజాయితీ
3. Commitment - దీక్ష, నిబద్ధత (?)
4. Courage - ధైర్యం: తన వాళ్ళ తప్పులు, తన స్వంత తప్పులు కూడా బహిర్గతం చేసి సమయం మించిపోకముందే దిద్దుకోవటానికి
5. Respect - గౌరవం

 I dont know much about communism - but ignoring the fake pinkos for the moment, I have a feeling that this is one of the most important things that the principles of Communism would cover. More about Agile & Scrum in the later posts.

ప్రాజెక్ట్ మేనేజ్మెంట్ పరిజ్ఞాన విభాగం -1: ప్రాజెక్ట్ ఇంటెగ్రేషన్ మేనేజ్మెంట్

కొంతమంది బ్లాగర్ల డిమేండ్ వల్ల దీనిని బయటికి తీసి మళ్ళీ బూజు దులుపుతున్నా :)

తిన్నగా విషయంలోకి వస్తే, క్రిందటి టపాలలో మనం ప్రాజెక్ట్ మేనేజ్మెంట్, ప్రాసెస్ గ్రూపులగురించి చర్చించాం కదా, దానితరువాత మనం చూడబోయేది పరిజ్ఞాన విభాగాల (నాలెడ్జ్ ఏరియాల గురించి). పింబాక్ మనకి మొట్టమొదటగా పరిచయం చేసే విభాగం ప్రాజెక్ట్ ఇంటెగ్రేషన్ మేనేజ్మెంట్.


ప్రాజెక్ట్ ఇంటెగ్రేషన్ మేనేజ్మెంట్లో ఉండే అంశాలు ఒక ప్రాజెక్టును గుర్తించడానికి, నిర్వచింపడానికి, దానికి సంబంధించిన ప్రాసెస్ గ్రూపుల్లోని పనులన్నిటినీ ఒక చోట చేర్చి వాటిని నిర్వహించడానికి అవసరమైన ప్రక్రియలు. మన వాబిని త్రవ్వే ఉదాహరణే తీసుకుంటే, అందులో ఖర్చుకి సంబంధినంచినవి, సమయపాలనకి సంబంధించినవి, శ్రమకి సంబంధించినవి, నాణ్యతకి సంబంధించినవి, ఎన్నో ప్రక్రియూలుంటాయి. వాటన్నిటినీ అనుసంధానం చేసి ప్రాజెక్టు సాఫీగా సాగేలా చూడడమే ఇంటిగ్రేషన్ మేజేజ్మెంట్.


ఇది మనకి ఎక్కడ కనబడదో చెప్పగలరా? సులువే లేండి - మన ప్రభుత్వ సంస్థలలో :) ఏ విభాగానికి ఆ విభాగం పనులు బాగానే చేస్తాయి గానీ, వాటన్నిటినీ కలిపి ఒక కొలిక్కి తీసుకొచ్చేనాథుడెక్కడా?


సరే, ఇక మన ఇంటెగ్రేషన్ మేనేజ్మెంట్ విషయానికొస్తే - దీనిలో మనకి కనబడే ప్రాసెస్ లు ఏడు.


1. ప్రాజెక్ట్ చార్టర్ను సృష్టించడం:


ప్రాజెక్ట్ చార్టర్ అంటే ఏమీ లేదండీ - ప్రాజెక్ట్ కి, దానికి సంబంధించిన పనులకీ సంబంధించిన ఒక ఒడంబడిక - ఒక శాసనము లాంటిదనుకోండి. ఏడయినా పని మొదలు పెట్టేముందు దానికి సంబంధించిన కాంట్రేక్ట్ మీద సంతాకాలు పెట్టుకుంటాం కదా? ఇదీ అలాంటిదే. ఒక దశకి సంబంధించిన పనులకి అనుమతినిచ్చేది ఈ చార్టరే. చార్టర్ సృష్టింపబడింది అంటే దానర్థం జరగపోయే పనికి రాజముద్రిక లభించినట్టే.


2. ప్రారంభిక గ్రాహ్య ప్రవచనాన్ని (కొత్తగా ఉందా? అదేనండి ఆంగ్లంలో ప్రిలిమినరీ స్కోప్ స్టేట్మెంట్ అంటాం) సృష్టించడం:


ప్రాజెక్టుకి సంబంధించినంత వరకూ స్కోప్ లేదా గ్రాహ్యం అంటే ఆ ప్రాజెక్టులో పనులు ఏమి చెయ్యాలో, ఏమి చెయ్యకూడదో చెప్పేదన్నమాట. ఈ స్కోప్ స్టేట్మెంట్ ద్వారా మనం తెలుసుకునేది - పని ఎక్కడ మొదలుపెట్టాలో, ఎక్కడ ఆపాలో, ఏమి సాధించాలోనన్న విషయం. ముందుగా ఒక ప్రారంభిక స్టేట్మెంటును టూకీగా సృష్టించి  తరువాత దానికి వివరాలు జత చేసి విపులంగా తయారు చెయ్యడం చాలామంది అవలంబించే పధ్ధతి   విపులంగా తయారు చెయ్యడం చాలామంది అవలంబించే పధ్ధతి. 


3. ప్రాజెక్ట్ మేనేజ్మెంట్ ప్రణాళికను సృష్టించడం:


ఏమేమి పనులు ఏవిధంగా చెయ్యాలో రూపొందించిన వివిధ ప్రణాళికలని అనుసంధానించి ఒక మహా ప్రణాళికను తయారుచెయ్యడమన్నమాట



4. ప్రాజెక్టుకి దిశానిర్దేశనం చెయ్యడం (ప్రాజెక్ట్ ఎక్సిక్యూషన్ ని డిరెక్ట్ చెయ్యడమన్నమాట)



ఇప్పుడు మనం ఒక బావిని త్రవ్వే ఉదాహరణ తీసుకుంటే, ఆరొగ్యం బాలేక ఒక కార్మికుడు పనిలోకి రాకపొటే వెంటనే ఏమి చెయ్యాలో, సమయానికి పని జరిగెడట్టు ఎలాంటి అమరైకలుండాలో, ఎప్పుడు ఏమి చెయ్యాలో అర్ధంకాని టీముకి ఏ దిశగా వెళ్ళాలో నిర్ణయించడమన్నమాట.



5. ప్రాజెక్ట్ పనులని సమీక్షించి, నియంత్రించడం - ( మానీటర్ & కంట్రోల్ అంటాం)


గునపాలు తీసుకురావాల్సిన గంగరాజు పక్కింటి పైడితల్లితో హస్కేసుకోకుండా, ముహూర్తం పెట్టాల్సిన శాస్త్రి మాజీ ఎమ్మెల్యే గారి తద్దినానికి పారిపోకుండా చూడడంలాంటిదన్నమాట


6. మార్పు నియంత్రణ (ఇంటెగ్రేటెడ్ ఛేంజ్ కంట్రోల్):


అనుకున్నవన్నీ అనుకున్నట్టు జరిగితే అది పనెందుకౌతుంది చెప్పండి? అసలు ప్రాజెక్ట్ మేనేజర్లే అవసరం లేదు కదా. మార్పు అన్నది నిరంతర ప్రక్రియ. ఎప్పటికప్పుడు పరిస్థితులు మారుతూనే ఉంటాయి, ఆ మార్పుల ప్రభావం వాటికి సంబంధించిన ప్రాజెక్టులమీద ఉంటుంది. అటువంటి మార్పులని నియంత్రించి, ఆ మార్పులకనుగుణంగా ప్రాజెక్టుని నడిపించడమే ఇంటెగ్రేటెడ్ చేంజ్ కంట్రోల్. మార్పు కోరే వారి విన్నపాలని సమీక్షించడం, ఆమోదించడం లేక తిరస్కరించడం, ఆ మార్పుకు ప్రభావితమయ్యే నిర్గమాంశాలను నియంత్రించడం దీనిలో భాగాలే.


ఉదాహరణకి - బావి తవ్వడానికి మూడోరోజు రావాల్సిన పనిముట్లు రాలేదనుకోండి - ఏమి చెయ్యాలి? పని ఆపెయ్యలేము కదా (అత్యవసరమైతే తప్ప)? అక్కడ ఉన్న మేనేజర్ పరిస్థితిని సమీక్ష్మిచి, ఆ రోజు తవ్వకాలకు పూనుకోకుండా, అప్పటిదాకా తవ్విన మట్టి, రాళ్ళని వేరే చోటికి తరలించే పనిని కార్మికులకి అప్పచెప్పాడనుకోండి - సమయమూ వృధాకాదు, పని కూడా జరుగుతుంది ( ఇది ఉదాహరణకి మాత్రమే - దీనికి ఈకలు మాత్రం పీకద్దు దయచేసి:)) )


7. ప్రాజెక్టును పూర్తిచెయ్యడం: (క్లోస్ ప్రాజెక్ట్)


ప్రాజెక్ట్ ప్రాసెస్ గ్రూపులకి సంబంధించిన పనులన్నీ పూర్తయ్యేలా చూడడం, లాంఛన ప్రాయంగా ప్రాజెక్టు సమాప్తమైందనిపించడం గట్రా.


దీనియొక్క ప్రాసెస్ ఫ్లో క్రింద చూపిన విధంగా ఉంటుంది    

ప్రాజెక్ట్ మేనేజ్‌మెంట్ – 3 : ప్రాసెస్, ప్రాసెస్ గ్రూపులు

ఈ టపాలో సోది ప్రాజెక్ట్ మేనేజ్‌మెంట్ ప్రాసెస్, ఇంకా ప్రాసెస్ గ్రూపుల గురించి ముందు టపాలో అయిదు ప్రాసెస్ గ్రూపుల గురించి చర్చించాం కదా? ఇప్పుడు వాటి వివరాల్లోకి దూకేద్దాం.

మీ బావిలోంచి పేద్ద తొట్టె లోకి నీళ్ళు తోడాలని ఒక ప్రాజెక్ట్ వచ్చిందనుకోండి - ఏం చేస్తారు?

1. ముందుగా ప్రారంభిస్తారు - అంటే "అంతా ఒకే, పని మొదలెడదాం" అని డిసైడయిపోతారన్నమాట -

వీటిట్లో దశలేముంటాయి, ఎన్నుంటాయి అని కూడ చూసుకుంటారు - ఇది ఇనీసిఏషన్

2. తరవాత చేసేది - అసలేపని చెయ్యాలి, ఎలా చెయ్యాలి, ఈ నీళ్ళుతోడే పని వెనక ముఖ్యోద్దేశమేమిటి? ఇలాంటివన్నీ అలోచించి ఒక ప్రణాళిక సిధ్ధం చేసుకుంటారు - అది ప్లేనింగ్

3. "అలోచించీ చించీ చించీ చించింది చాలు గానీ పనిమొదలెట్టవో" అని పక్కవాడు అరిచినవెంటనే హడావిడిగా, మనుషుల్ని, కావలసిన వస్తువుల్ని ఒక చోట చేర్చి పని మొదల్య్యేలా చేస్తారు. (మొదలయిన పనిని కొనసాగేలా చేస్తారు కూడా) - ఇది ఎక్సిక్యూషన్

4. ఇప్పుడుంది అసలు కధ - జరుగుతున్న పనిని నిశితంగా గమనిస్తూ, ఎవడైన పని చెయ్యకుండా నిద్రపోతున, కబుర్లు చెప్తున్నా, ఒక వేళ అనుకున్నట్టు కాకుండ వేరేలా పని జరుగుతున్నా, నిమిషానికో బకెట్టు తోడాల్సింది, గంటకోబకెట్టు తోడుతున్నా, చేదకి కన్నం పడి నీళ్ళు కారుతున్నా .. వెంటనే కల్గించుకుని పని సజావుగా జరిగేలా చూస్తారు కదా? అదే మానీటరింగ్ & కంట్రోలింగ్ అన్నమాట

5. పనంతా జరిగిపోయాక "పనైపోయింది నాయనలారా! ఇక దయ చేయుడి. ద్వారము తెరచియేయున్నది. బయటకి నడవని వాడిని వెళ్ళగొట్టమని చెప్పబడియున్నది" అని వాళ్ళకి వీడ్కోలు చెబుతూ పని జరిగిపోయింది అని ప్రకటీస్తారుగా? (అంతా అయిపోయాక వచ్చి "నేను నిద్రపోయా" అంటూ డబ్బులో, ప్రెసిడెంట్ పదవో కొట్టుకుపోయే శరత్ లాంటివాళ్ళనైనా అపాలి కదా?) - అది క్లోసింగ్ అన్నమాట.

ఇది కూలంకషంగా అర్ధమయితే రేపే పీ.యం.పీ పరీక్షకి కూర్చోండి. జోక్ చెయ్యట్లేదు, నిజంగానే.

ఇక ఈ ప్రాసెస్ గ్రూపుల గురించి మరికాస్త సోది: (ప్రస్తుతానికి క్లుప్తంగానే, వచ్చేపోస్టు నుండీ వీటి వివరాల్లోకి)

ముందుగా ఇనీసియేటింగ్ గ్రూపు: ముందుగా అనుకున్నట్టు దీనిలో జరిగేది దశలని నిర్ణయించడం, దశలకు అధికార ముద్ర తేవడం, ప్రాజెక్టుకు గానీ, ప్రాజెక్టు దశకు గానీ రిబ్బను కట్ చెయ్యడం.

ఇందులో ముఖ్యంగా రెండు ప్రక్రియలుంటాయి - ప్రాజెక్‌ట్ చార్టర్ (ప్రాజెక్టు అధికారిక పత్రం) ని సృష్టించడం, ప్రాజెక్ట్ ఉద్దేశ్యాలని క్లుప్తంగా తెలియపరచడం ( ప్రిలిమినరీ స్కోప్ స్టెట్‌మెంట్ ని సృష్టించడం)

ప్రాజెక్ట్ చార్టర్ లో ముఖ్యంగా ఉండే అంశాలు:

* ప్రాజెక్టు పేరు, ప్రాయోజకుల పేర్లు, లీడర్ పేరు, వివరాలు

* ప్రాజెక్టు వివరణ, ముఖ్యోద్దేశాలు, పరిమితులు

* ప్రారంభించే, ముగించే తేదీలు

* టీం వివరాలు

* ప్రాజెక్టు నుండి వెలువడే డెలివెరబుల్స్ వివరాలు

* ఇతర వివరాలు

దీనిని సృష్టించే కంపేనీని బట్టీ దీన్లో అంశాలు కొద్దిగా మారతాయి

ఇక రెండోది ప్రిలిమినరీ స్కోప్ స్టెట్మెంట్ - దీనిలో ప్రాజెక్టు సఫలీకృతమై ముగింపు దశకు రావాలంటే చేపట్టవలసిన కార్యాల గురించి క్లుప్తంగా ఉంటుంది.

మన రెండవ ప్రాసెస్ గ్రూపు ప్లేనింగ్. వివిధ ప్రాజెక్టు దశలలో, ప్రక్రియలలో ప్రణాళికలని సృష్టించేది.

దీన్లో అంతర్భాగమైన ప్రక్రియలు:

- ప్రాజెక్ట్ ప్రణాళిక తయారు చెయ్యడం

- స్కోపును ప్లేన్ చెయ్యడం ( స్కోప్ మేనేజ్మెంట్ ప్లేన్ ని తయారుచెయ్యడం)

- ప్రాజెక్ట్ స్కోపుని వివరించడం. ఈ ప్రక్రియ నుండి వెల్వడెవి - స్కోప్ స్టేట్మెంట్, మార్పుల, సవరణ అభ్యర్ధనల వివరాలు, స్కోప్ మేనేజ్మెంట్ ప్లేణ్ సవరణలు

- వర్క్ బ్రేక్ డౌన్ క్రమము: పని విభజన లేదా ఒక పెద్ద పనిని చిన్న చిన్న పనులుగా విభజించే పధ్ధతి. దీనినుండి వెలువడేవి స్కోప్ స్టెట్‌మెంట్ సవరణలు, వర్క్ బ్రేక్‌డౌన్ స్ట్రక్చర్, నిఘంటువు, ప్రాజెక్ట్ బేస్లైన్ (ప్రాతిపదిక) , సవరణ అభ్యర్ధనల వివరాలు, స్కోప్ మేనేజ్మెంట్ ప్లేన్ సవరణలు.

- ప్రక్రియల నిర్వచనం. ప్రక్రియల పట్టిక, వివరాలు, మధ్యంతర లక్ష్యాల వివరాలు, సవరణ అబ్యర్ధనల వివరాలు వెలువడతాయి

- ప్రక్రియల క్రమబధ్ధీకరణ (ఏక్టివిటీ సీక్వెన్సింగ్ - తెలుగీకరణ ఎక్కువైందా? ఎడ్జస్టయిపోండి). వెలువడేవి: ప్రాజెక్ట్ స్కెజూలు, ప్రక్రియల పట్టిక, వివరాలు, సవరణ అభ్యర్ధనల వివరాలు

- ప్రక్రియల వనరుల అంచనా ( ఏక్టీవిటీ రిసోర్స్ ఎస్టిమేషం) - వెలువడేవి ఏక్టీవిటీ అవసరాలు, ఏక్టీవిటీ ఏట్రిబ్యూట్లు, రీసోర్స్ బ్రేక్డౌన్ స్ట్రక్చర్, రీసొర్స్ కేలండర్, సవరణా అభ్యర్ధనలు

- పరిక్రియాసమయపుటంచనా (ఏక్టివిటీ డ్యూరేషన్ ఎస్టిమేటింగ్) - వెలివడేవి ఏఖ్టీవిటీ డ్యూరేషన్ ఎస్టీమేట్లు, ఏక్టీవిటీ ఏట్రిబ్యూట్లు

- స్కెజూల్ సృష్టి దీనినుండీ, ప్రాజెక్ట్ స్కెజూలు, మాడల్ డేట, ప్రామాణికాలు, వనరుల రికైర్‌మెంట్లూ, మరియు ఏక్టివిటీ ఏట్రిబ్యూట్లకి, ప్రొజెక్ట్ ఖెలండర్ కుం, ప్రాజెక్ట్ మేనేజ్మేంట్ ప్రణాలిక కు సవరణాలు, చివరగా, సవరణ అబ్యర్ధనలు

- ఖర్చు అంచనా ( కాస్ట్ ఎస్టిమేటింగ్) - ఖర్చు అంచనాలు, అవసరమైన సమాచారం, ఖర్చు ప్రణాలికా సవరణలు, సవరణ అభ్యర్ధనలు)

- ఖర్చు బడ్జెటింగ్ (కాస్ట్ బడ్జెటింగ్) - ఖర్చు ప్రామాణికాలు, ఫండింగ్ అవసరాలు, ఖర్చు ప్రణాలికకు సవరణలు, సవరణ అబ్యర్ధనలు

- నాణ్యతా ప్రణాలిక (క్వాలిటీ ప్లేనింగ్) - క్వాలీటీ మేనేజ్మెంట్ ప్లేన్, మెట్రిక్కులు, ప్రణాళికలు, చెక్ లిస్టులు, ప్రమాణికాలు, ప్రాజెక్ట్ మేనేఝ్మెంట్ ప్లేన్ సవరణలు

- మానవ వనరుల ప్రణాలిక (హ్యూమన్ రీసోర్స్ ప్లేనింగ్) - ఉద్యోగుల బాధ్యతలు, వ్యవస్థ నిర్వచనం, సంబంధిత ప్రణాళికలు

- కమ్యూనికేషన్ల ప్రణాలిక ( కమ్యూనికేషన్ ప్లేనింగ్) - కమ్యూనికేషన్ మేనేజ్మెంట్ ప్లేన్

- రిస్క్ మేనేజ్మెంట్ ప్లేనింగ్ - రిస్క్ ప్రణాలిక - రిస్క్ గుర్తింపు (రిస్క్ ఐడెంటిఫికేషన్) - రిస్క్ పట్టిక

- నాణ్యతాపరమైన రిస్క్ పరిశీలన ( క్వాలిటేటివ్ రిస్క్ ఏనాలసిస్) - రిస్క్ పట్టిక సవరణలు

- సంఖ్యాపరమైన రిస్క్ పరిశీలన ( క్వాంటిటేటివ్ రిస్క్ ఏనాలసిస్) - రిస్క్ పట్టిక సవరణలు

- రిస్క్ రెస్పాన్స్ ప్లేనింగ్ - రిస్క్ పట్టిక, ప్రాజెక్ట్ ప్లేణ్ సవరణలు, రిస్క్ సంబంధిత ఒప్పందాలు - కొనుగోలు ప్రణాళిక (పర్చేస్ అంద్ ఏక్విసిషన్ ప్లేన్)

- కొనుగోలు ప్రణాలికలు, ఒప్పందాలు, నిర్ణయాలు, సవరణలు

- ప్లేన్ కాంట్రాక్టింగ్ - కొనుగోలు డాక్యుమెంట్లు, ఈవేల్యుఏషన్ ప్రతిపాదికలు , స్టేట్మెంట్ ఆఫ్ వర్క్

ఇవండీ ప్లేనింగ్ గ్రూపులో ఉన్న ప్రక్రియలు - బుర్ర వాచిపోయిందా? కాస్త బ్రేక్ తీసుకుని రండి, నేనిక్కడే ఉంటా :))

ఇక తరవాతది ఎక్సిక్యూషన్ గ్రూపు - ఇందులో ఏం ఉన్నాయో చూద్దాం

- ప్రాజెక్టు దిశానిర్దేశం ( ప్రాజెక్ట్ ఎక్సిక్యూషన్ డీరెక్షన్, మెనేజ్మెంట్) - దీనినుండి వెలువడేవి - సవరణ అబ్యర్ధనలు, ప్రివెంటివ్, కరెక్టివ్ చర్యలు, అమలు పరచిన సవర్ఫణలు, అమలు పరచిన సవర్ణలు మొదలగునవి)

- క్వాలిటీ ఎస్సూరెన్స్ - సవరణ అబ్యర్ధనలు, ప్రివెంటివ్ కరెక్టివ్ చర్యలు, సమ్ష్థాగత ప్రక్రియలు, ప్రాజెక్ట్ ప్లేణ్ సవరణలు మొదలగునవి)

- ప్రాజెక్ట్ టీం వనరుల సమకూర్పు (ప్రాజెక్ట్ టీం ఎక్విసిషన్)- వనరుల లభ్యత, వినియోగానికి సంబంధించిన సమాచారమంతా ప్రాజెక్ట్ టీము నిర్మాణం (ప్రాజెక్ట్ టీం డివలప్మెంట్) - టీము పని తీరు

- సమాచార పంపిణీ ( ఇన్‌ఫర్మేషన్ డీస్ట్రిబ్యూషన్) - సంస్థాగత ప్రక్రియలు, సవరణ అభ్యర్ధనలు

- అమ్మకం దారుల జవాబు అబ్యర్ధన (రిక్వెస్ట్ సెల్లర్ రెస్పాన్స్) - అమ్మకం దారుల పట్టీ, సమాచారం, జాబులూ, జవాబులు

- అమ్మకం దారుల ఎంపిక (సెలక్ట్ సెల్లర్స్) - కాంట్రాక్టు సమాచారం, అమ్మకందారుల సమాచారం, ప్రణాళికా సవరణలు, సవరణ అబ్యర్ధనలు

ఇక మానీటరింగ్ & కంట్రోలింగ్ ప్రాసెస్ గ్రూపు

- ప్రాజెక్ట్ నియంత్రణ (ప్రాజెక్ట్ మానీటరింగ్ & కంట్రోల్) - కరెక్టివ్, ప్రివెంటివ్ చర్యలు, ఫోర్కాస్టులు, సవరణ అబ్యర్ధనలు మొదలగునవి

- మార్పు నియంత్రణ ఇంటిగ్రేటెడ్ చేంజ్ కంట్రోల్) - సవరణలు, సవరణ పట్టి, స్కోప్ సమాచారం, దోషాల పట్టీ, దోష నిర్మూలన పట్టీ మొదలగునవి

- స్కోప్ వెరిఫికేషన్ - సవరణ, కరెక్టివ్ చర్య ప్రతిపాదనలు, డెలివెరబుల్

- స్కోప్ నియంత్రణ (స్కోప్ కంట్రోల్) - స్కోప్ సమాచారం, ప్రామాణికాలు, సవరణలు మొదలగునవి

- స్కెజూల్ నియంత్రణ - స్కెజూల్ డేటా, ప్రమాణికాలు, తదితర సంబంధిత సమాచారం ప్రణాళిక

- ఖర్చు నియంత్రణ ( కాస్ట్ కంట్రోల్) - ఖర్చు అంచనాలు, ప్రమాణికలు, తదితర సంబంధిత సమాచారం

- నాణ్యత నియంత్రణ ( క్వాలిటీ కంట్రోల్) - నాణ్యత గణకాలు, దోషాలు, ప్రివెంటివ్, కరెక్టివ్ చర్యలు మొదలగునవి

- టీం నిర్వహణ ( ప్రాజెక్ట్ టీం మేనేజ్మెంట్) - సవరణ అబ్యర్ధనలు, ప్రాజెక్ట్ ప్లేన్ సమాచారం, చర్యలు మొదలగునవి

- పనితనపు నిర్వహణ ( పెర్ఫోర్మెన్స్ రిపోర్టింగ్) - రిపోర్టులు, ఫొర్కేస్టులు, చర్యలు మొదలగునవి

- స్టేక్ హోల్డర్ మేనెజ్మెంట్ - ప్రణాలిక సవరణలు, చర్యలు, వివాదాలు, పరిష్కారాలు మొదలగునవి

- రిస్క్ నియంత్రణ ( రిస్క్ మానిటరింగ్ & కంట్రోల్) - రిస్క్ సంబంధిత సవరణలు, చర్యలు

- కాంట్రేక్ట్ నిర్వహణ ( కాంట్రేక్ట్ ఎడ్మినిస్ట్రేషన్)- కాంట్రేక్ట్ సమాచారం

ఇక చివరగా క్లోసింగ్ గ్రూపు

- ప్రాజెక్ట్ ముగింపు ( క్లోస్ ప్రాజెక్ట్) - ముగింపు ప్రక్రియ, ప్రాజెక్ట్ ఫలితం

- కాంట్రాక్ట్ ముగింపు ( క్లోస్ కాంట్రక్ట్) - వెలువడేవి ముగిసిన ఒప్పందం, సంస్థాగత ప్రక్రియలు

ఈ ప్రాసెస్ గ్రూపులన్నీ ముందు టపాలలో చెప్పుకున్న ప్రాజెక్ట్ మేనేజ్మేంట్ ముఖ్య నాలెడ్జ్ విభాగాలకు అనుసంధానం చెయ్యబడి ఉంటాయి.

ఆ విభాగాల పేర్లు మళ్ళీ చూద్దామా?

* ప్రాజెక్ట్ ఇంటిగ్రేషన్ మేనేజ్‌మెంట్

* స్కోప్ మేనేజ్‌మెంట్

* టైం మేనేజ్‌మెంట్

* కాస్ట్ మేనేజ్‌మెంట్

* క్వాలిటీ మేనేజ్‌మెంట్

* హ్యూమన్ రీసొఋస్ మేనేజ్‌మెంట్

* కమ్యూనికేషన్ మేనేజ్‌మెంట్

* రిస్క్ మేనేజ్‌మెంట్

* ప్రొక్యూర్మెంట్ మేనేజ్‌మెంట్

రాబొయే దాదాపు డజను టపాల్లో మనం తెలుసుకోబోయేది పైన చెప్పిన తొమ్మిదింటిగురించే! ఆ ప్రాసెస్ గ్రూపులకు, ఈ ముఖ్య విభాగాలకు గల సంబంధం ఈ క్రింది పట్టికలో చూడండి - వివరాలు రాబోయే టపాలలో

ప్రాజెక్ట్ మేనేజ్‌మెంట్: ప్రాజెక్ట్ దశలు, ప్రాసెస్ గ్రూపులూ, టీం స్ట్రక్చర్లు

ప్రాజెక్ట్ మేనేజ్‌మెంట్ లోతుల్లోకి దూకేముందు కాసేపు ప్రాజెక్టుల దశల గురించీ, వాటిని నిర్వహించే సంస్థల ' స్ట్రక్చర్ ' గురించీ ముచ్చటించడమే ఈ టపా ముఖ్యోద్దేశం. ముందుగా ప్రాజెక్టుల గురించి మరి కాస్త సోది. ప్రాజెక్టు అనేది ఆరంభం, ముగింపు నిర్వచింపబడ్డ తాత్కాలిక ప్రక్రియ అని, ఈ ప్రాజెక్టులని నిర్వహించడం అంత సులభమేమీ కాదనీ చెప్పుకున్నాం కదా? ఈ నిర్వహణ ఒకొక్క సంస్థ ఒకోలా చేసేవి ( ఇప్పటీకీ చేస్తున్నాయి కూడా). దీనివల్ల పాత కాలం లో ఒక వావీ వరసా లేకుండా ఎవరిష్టమొచ్చినట్టూ వారు నిర్వహించుకునేవారు. ఇళా లాభంలేదు, ఈ నిర్వహణకి కొన్ని ప్రమాణాలూ, సూత్రాలు ఉండాలి అని కొంతమంది కలిసి, ఒక సంస్థ గా ఏర్పడి, ప్రాజెక్ట్ మేనేజ్‌మెంట్ ప్రక్రియని కాస్తంత క్రమబధ్ధీకరించారు. ఆ సంస్థ పేరే ప్రాజెక్ట్ మేనేజ్మెంట్ ఇన్స్టిట్యూట్ లేదా పీ.ఎం.ఐ. ( http://www.pmi.org )

ప్రాజెక్ట్ నిర్వహణకు సంబంధించిన సూత్రాలని ప్రజలకి చేరవెయ్యడానికి వీరెంచుకున్న మార్గం - ఒక పుస్తక రూపం - ఆ పుస్తకమే (ఎ గయిడ్ టు ద) ప్రాజెక్ట్ మేనేజ్మెంట్ బుక్ ఆఫ్ నాలెడ్జ్ లేదా పింబాక్. ఈ టపాలోనూ, మిగతా టపాలలోను ప్రస్తావించే విషయాలు చాలా మటుకు పింబాక్ లోనుండి గ్రహించినవే (ఏజైల్,స్క్రం విషయాలు తప్ప) ఈ ప్రాజెక్ట్ మేనేజ్మెంట్ ఇన్స్టిట్యూట్ అనుభవజ్ఞులైన ప్రాజెక్టు మేనేజర్లకి ఈ సూత్రాలలో పరీక్షలు కూడా నిర్వహిస్తుంది. పరీక్షలో ఉత్తీర్ణులయిన వారు పీ.యం.పీ లుగా పిలవబడతారు. (ఈ సంస్థే ప్రోగ్రేం మేనేజ్మెంట్ లో పీజీయంపీ పరీక్ష కూడ నిర్వహిస్తుంది - దాని గురించి వేరే చర్చిద్దాం)

సరే, ఇక ప్రాజెక్టు దశల గురించి: ఏ ప్రాజెక్టయినా దశల వారీగానే సాగుతుంది అని వేరే చెప్పక్కరలేదు - బావిలోనుండి బకెట్టులోకి నీళ్ళు తోడడం అయినా, లేక అంగారకుడిమీదకి మనిషిని పంపడమయినా! ఈ దశలు "ఆరంభం", "మధ్య" "ముగింపు" లు గా విభజింపబడి ఉంటాయి. వీటిట్లోకి ఒదిగే ప్రాసెస్ సముహాలు అయిదు (గుర్తుంచుకోవాల్సిన ఒక విషయం: ఈ ప్రాసెస్ గ్రూపులు ప్రాజెక్ట్ దశలూ ఒకటి కాదు. ప్రతీ దశలోను ఇవి ఇమడతాయి - చాలా మంది ఇక్కడ పప్పులో కాలేస్తారు)

* ప్రారంభం (ఇనీసియేషన్)

* ప్రణాళిక (ప్లేనింగ్)

* అమలు (ఎక్సిక్యూటింగ్)

* గమనిక, స్వాధీనత (మానీటరింగ్ & కంట్రోల్)

* ముగింపు (క్లోసింగ్)

ఇనీసియేటింగ్ ప్రాసెస్ సమూహం ప్రాజెక్టుకు, ప్రాజెక్టు దశలకు అధికారికమైన బధ్ధత కల్పిస్తుంది. ప్లేనింగ్ గ్రూపు, ప్రాజెక్టుకు అవసరమైన ప్రణాలికలను సిధ్ధం చేస్తుంది. ఎక్సిక్యూటింగ్ గ్రూపు మనుషులని, యంత్రాలని, ఇతర వనరులని సమన్వయపరచి ప్రణాళికలు అమలు పరుస్తుంది. ఇక మానీటరింగ్ & కంట్రోల్ గ్రూపు, ప్రాజెక్టును నిరంతరంగా వీక్షిస్తూ, ప్రతీ క్షణం స్వాధీనంలో ఉండేలా చేస్తే, క్లోసింగ్ గ్రూపు ప్రాజెక్టును ముగించడానికి దోహదం చేస్తుంది. వీటి వివరాలు వచ్చే టపాలో చూద్దాం.

ప్రాజెక్టుకు సంబంధించిన ప్రక్రియలే ఇంత సంక్లిష్టంగా ఉంటే మరి వీటిని నిర్వహించే టీములు ఎలా ఉండాలి? పింబాక్ నిర్వచనం ప్రకారం ఏ టీమయినా దిగువన ఇవ్వబడిన ఆరు రకాలలో ఒక రకానికి చెంది ఉంటుంది.

1. ఫంక్షనల్

2. ప్రాజెక్టైస్డ్

3. వీక్ మేట్రిక్స్

4. బేలన్స్డ్ మేట్రిక్స్

5. స్ట్రాంగ్ మేట్రిక్స్

6. కాంపోసిట్

ఫంక్షనల్ రకంలో (సీయీఓ) తరవాత ఫంక్షనల్ మేనేజరే పెద్ద. ఒకొక్క మేనేజర్ కిందా స్టేఫ్ ఉంటుంది - అంటే మన ప్రభుత్వ శాఖలలా, కాలేజీలలో డీపార్ట్మెంటుల్లా అన్నమాట. ప్రతీ శాఖకీ ఒక అధికారి (ఫంకషనల్ మేనేజర్), ఆ అధికారి క్రింద మిగతావారూ ఉంటారు.

ఈ ఫంక్షనల్ రకానికి వ్యతిరేకం ప్రాజెక్టైస్డ్ క్రమం. దీనిలో స్టేఫ్ కి ప్రత్యేకమైన విభాగం ఉండదు. సంస్థ మొత్తం వివిధ ప్రాజెక్టులుగా విడిపోయి ఉంటుంది. ప్రతీ ప్రాజెక్టుకి ఒక అధినేత/నేత్రి (ప్రాజెక్ట్ మేనేజర్) ఉంటారు. ఆ ప్రాజెక్టులో అన్ని రంగాలకీ చెందిన వారు ఉంటారు. అంటే మన ప్రభుత్వ కేబినెట్ మంత్రివర్గం లానో, లేక ఏదో విచారణ కమీటిలానో (వివిధ శాఖలకి చెందిన మంత్రులు ఒకే గ్రూపులో ఉండడం), లేక కాలేజీ కల్చరల్ ఫెస్టివల్ కమిటీలానో (వివిధ శాఖలకి చెందిన అధ్యాపకులు ఒకే గ్రూపులో ఉండడం) అన్నమాట. అన్నట్టు నేర విచారణ, కల్చరల్ ఫెస్టివలు తాత్కాలికమైనవే - అంటే ప్రాజెక్టులే కదా!

చాలా వ్యవస్థలు అటు ఫంక్షనల్ ఇటు ప్రాజెక్టైస్డ్ కాని వ్యవస్థలే. మరి ఇవి ఎలా ఉంటాయి? వీటినే మేట్రిక్స్ వ్యవస్థలంటారు. ఒక ఫంక్షనల్ వ్యవస్థలో పలువురు మేనేజర్ల కింద ఉన్న స్టేఫ్ కలిసి ఒక ప్రాజెక్ట్ చేస్తున్నరనుకోంది - దానిని వీక్ మేట్రిక్స్ వ్యవస్థ అంటాం. అంటే ఇందులో ప్రత్యేకంగా ప్రాజెక్ట్ మేనేజర్ ఉండరన్నమాట.

ఆ స్తేఫ్ లోనే ఒకరిని ప్రాజెక్టు మేనేజర్ గా గుర్తిస్తే ఆ వ్యవస్థని బేలెన్స్డ్ మేట్రిక్స్ వ్యవస్థ అంటాం.

అలా కాకుండా, ఫంక్షనల్ మేనేజర్లతో సంబంధంలేకుండా కెవలం ప్రాజెక్టు మేనేజర్లతో ఒక గుంపు ఉండి, ఆ గుంపులోంచి ఒక ప్రాజెక్టు మేనేజరిని, మిగతా ఫంక్షనల్ గుంపులోంచి ప్రాజెక్ట్ వర్కర్లనీ తీసుకునీ ఏర్పడె వ్యవస్థని స్ట్రాంగ్ మేట్రిక్స్ వ్యవస్థ అంటాం.

ఆ వ్యవస్థలొనే కొంతభాగం వీక్ మేట్రిక్స్ గా, మరి కొంత భాగం స్ట్రాంగ్ మేట్రిక్స్ గా ఉంటే దానిని కాంపోసిట్ వ్యవస్థ అంటాం.

అయితే ఈమధ్యకాలంలో ఆజైల్, స్క్రం లాంటి కొత్త పధ్ధతుల, ఫ్రేంవర్కుల అభివృధ్ధితో ప్రాజెక్టు టీములలో చాలా మార్పులు చోటూ చేస్తుకున్నాయ్ - ముఖ్యంగా టీం వ్యవస్థలో. వాటిగురించి పింబాక్ లో ఏ విధమైన ప్రస్త్రావనా ఉండదు. సధారణంగా స్క్రం టీములలో ప్రాజెక్ట్ మేనేజర్లకి బదులు ప్రాడక్ట్ ఓనర్లు, స్క్రం మాస్టర్లు ఉంటారు. "టిం సాధికారత" అనే ధ్యేయంతో తయారయ్యే ఈ వ్యవస్థలో మేనేజర్లకన్నా టీముదే పైచేయిగా ఉంటుంది. ఇక్కడ మేనేజర్ లేక స్క్రం మాస్టర్ చేసే పని, టీముకి సహాయ సహకారాల్నందించడమే. దీనీనే సర్వెంట్ లీడర్షిప్ అని కూడా అంటారు. (దీని గురించి వేరే టపాలోనో, లేక నా స్క్రం బ్లాగులోనో వివరంగా వ్రాస్తా. ప్రస్తుతం నాకు తిండి పెడుతోంది ఇదే)

ఇవండీ, ఈ టపా కబుర్లు. వచ్చే టపాలో మళ్ళీ కలుద్దాం. కెలవ్... సారీ సారీ సెలవ్ .. ఏమిటో ప్రమాదవనం భాష అలవాటయిపోయింది :))

ప్రాజెక్టులూ, మేనేజర్లూ!

"ఒరేయ్! ఎలా ఉన్నావురా? ఏమంటున్నాడు మీ మేనేజర్?"

"ఏమీ లేదురా! వాడేమీ పని చెయ్యడు గానీ, మా చేత వెట్టి చాకిరీ చేయిస్తాడు వెధవ పీనుగ. మా మీద పెత్తనం చలాయించడం చాలా ఇష్టం ఆ దరిద్రుడికి"

"మావాడు కూడా అంతేరా. ఒక్క రోజు ఆఫ్ తీసుకుంటానంటే ఏడ్చి చస్తాడు గాడిదకొడుకు!"

..................................................

ఇలాంటి మాటలు ఉద్యోగస్తుల దగ్గర వినని వాళ్ళెంతమందో చేతులత్తండి! ఎవరూ లేరా? హ్మ్! ఎవరూ ఉండరనే అనుకున్నా!

అసలు నిజంగా ఈ మేనేజర్లు పనిలేని పాపారావులా? వాళ్ళు పని చెయ్యకుండా పక్కవాళ్లని హింసపెడతారా? మేనేజ్‌మెంట్ అంటే ఎందుకూ పనికిరాని, అస్సలు పనిచెయ్యని ఉద్యోగమా? అలా అయితే మరి ప్రాజెక్టు మేనేజర్లకు అంతంత జీతాలెందుకు? వీటికి సమాధానాలు దొరకాలంటే అసలు ప్రాజెక్టు మేనేజ్‌మెంట్ అంటే ఏంటి అనే చొప్పదంటు ప్రశ్నతో మొదలు పెట్టాలి. పెట్టేద్దాం!

అసలు ప్రాజెక్ట్ అంటే ఏంటి?

ప్రాజెక్ట్ మేనేజ్‌మెంట్ ఇన్‌స్టిట్యూట్ - పింబాక్ (దీని గురించి తరవాత ముచ్చటించుకుందాం) నిర్వచనం ప్రకారం ప్రాజెక్ట్ అనేది ఒక నిర్దిష్టమైన ఫలితాన్నిస్తూ ఫలాన్నిచ్చే లేక సేవలనందించే ఒక తాత్కాలికమైన ప్రక్రియ. ప్రతీ పాజెక్ట్ కీ నిర్దేశిత ప్రారంభ మరియు ముగింపు సమయాలుంటాయి. ఫలం తాత్కాలికమయినా కాకపోయినా ప్రాజెక్ట్ మాత్రం తాత్కాలికమే.

ఇలాంటి ప్రాజెక్టుని నిర్వహించడమే ప్రాజెక్ట్ మేనేజ్‌మెంట్ అన్నమాట. ఈ పని ఎంత సులువో కష్టమో చూద్దాం. కానీ అక్కడిదాకా వెళ్ళెముందు ఓ నాలుగు విషయాలు మాట్లాడుకోవాలి మనం. ఏ ప్రాజెక్టుకైనా ముఖ్యమైన అంశాలు ఎనిమిది ఉంటాయి. అందులో నాలిగింటిమీద ప్రాజెక్టు భవిత్యం ఆధారపడి ఉంటుంది. ఆ నాలుగు అంశాలు మరో నాలుగు అంశాలపైన ఆధారపడి ఉంటాయి.

ప్రాజెక్టు ఆధారపడే నాలుగు అంశాలు:

1. సమయం / టైం ( ఆ ప్రాజెక్టును పూర్తి చెయ్యడానికి పట్టే సమయం)

2. నాణ్యత / క్వాలిటీ

3. ఆశయం, లక్ష్యం లేక గ్రాహ్యం / స్కోప్ (క్లుప్తంగా చెప్పాలంటే ఆ ప్రాజెక్టు పూర్తి కావాడానికి జరగాల్సిన మొత్తం పని)

4. ఖర్చు / కాస్ట్

సరైన సమయంలో, అనుకున్న ఖర్చుతో, లక్ష్యాన్ని పూర్తిగా ఛేదిస్తూ, నాణ్యతగల ఫలితాన్నివాలన్నమాట. మరి ఈ నాలుగూ సక్రమంగా ఉండాలంటే కావాలసినదేమిటి?

5. అనర్ధ / ప్రమాద నివారణ ( రిస్క్ మేనేజ్‌మెంట్)

6. వస్తు నిర్వహణ ( మేటీరియల్ రిసోర్స్ మేనేజ్మెంట్)

7. పనివారి నిర్వహణ ( హ్యూమన్ రీసోర్స్ మేజేన్‌మెంట్)

8. సమాచార, సంబంధ, ప్రసారాల నిర్వహణ (కమ్యూనికేషన్ మేనేజ్‌మెంట్)

*** వీటన్నిటినీ కలిపి నిర్వహించడానికి సమగ్ర నిర్వహణ (ఇంటిగ్రేషన్ మేనేజ్‌మెంట్) ***

పైన చెప్పినవాటన్నిటినీ సమర్ధవంతంగా నిర్వహించే బాధ్యత కేవలం ప్రాజెక్టు మేనేజర్ ది. తమపనులు తాము చేస్కుంటూ, తెల్లారిందా, ఆఫీసుకెళ్ళామ, పనిచేశామా, ఇంటికొచ్చామా, పడుకున్నామా అనుకునేవారికి పై వాటి విలువ తెలియకపోయినా, అసలు ప్రాజెక్టు గురించి దీర్ఘంగా ఆలోచించేవారికి పైన చెప్పినవి ఎంత క్ష్టమైన పనులో వేరే వివరించక్కరలేదు. అందులో ఏ ఒక్క దానిలో చిన్న తప్పు దొర్లినా, తెగే తల ప్రాజెక్టు మేనేజర్ దే. అదీ కాక, పని చెయ్యడం కన్నా, చేయించడం చాలా కష్టం. (దీని గురించి కూడ తరవాత విపులంగా చర్చిద్దాం). ఎన్నో ఒడిదిడుకులని తట్టుకొని పైవాటిని నిర్వహించడం అంటే నల్లేరుమీద నడక కాదు. ఒకప్పుడు తిట్టుకున్నవారే స్వయంగా ప్రాజెక్టు మేనేజర్లయ్యాక తామెంత తప్పుగా ఆలోచించారో అర్ధం చేసుకుంటారు.